Приемная кампания в вузе традиционно - один из наиболее напряженных периодов работы. Низкий уровень автоматизации даже в ведущих вузах страны, регламентированные сроки оглашения результатов поступления, большой объем информации, нуждающейся в обработке, невозможность получить актуальные аналитические данные в любой момент проведения приемной кампании, обилие регламентов, предписаний и требований министерства образования – вот типичные задачи, решать которые приходится практически любому вузу.

В то же время систем, которые были бы способны решить весь комплекс необходимых задач по автоматизации приемной кампании, учитывая требования законодательства и тонко подстраиваясь под внутренние процессы вуза, не так уж много. До недавнего прошлого типичной ситуацией для вуза было написание такой системы своими силами, что практически исключало интеграцию такой программы с другими решениями, которые применяются в вузе и ставило вуз в зависимость от команды разработчиков программы.

Разрабатывая решение, позволяющее реализовать автоматизацию приемной кампании, мы учли все вышеперечисленные трудности, стоящие перед вузами, и постарались, чтобы наше решение было максимально простым в освоении, эффективным и связанным с остальными задачами, которые позволяет решить «Галактика Управление Вузом».

• планирование набора абитуриентов

Ещё до официального начала приемной кампании в системе составляются планы по приему абитуриентов. Планы разделяются по факультетам и кафедрам. Составление планов тесно связано с другими задачами, решаемыми системой «Галактика Управление Вузом», в том числе касающихся государственных контрактов и договоров на платное обучение и штатного расписания и ставок преподавательского состава.

• регистрация абитуриентов, ведение картотеки личных дел, формирование пакета документов абитуриента

По каждому абитуриенту в системе заводится личная карточка, где отображается ФИО, паспортные, идентификационный номер налогоплательщика, пенсионное свидетельство, аттестат, единый государственный экзамен, специальности поступления по приоритетам, контакты.

• планирование расписания вступительных экзаменов и консультаций

Система позволяет составить планы занятости педагогического состава на консультациях и вступительных экзаменах с учетом как общих сроков приемной кампании, так и штатного расписания и зон ответственности.

• формирование пакета документов для работы приемной комиссии (прото­колов, ведомостей и т.д.)

В системе «Галактика Управление Вузом» имеется ряд шаблонов стандартных документов внутренней и внешней отчетности, соответствующих действующему законодательству. Имеется возможность автоматического формирования соответствующих документов на основе данных из системы.

• автоматизированный ввод результатов вступительных испытаний (иденти­фикация по штрих-коду)

Для ускорения процедуры ввода результатов вступительных испытаний в систему «Галактика Управление Вузом» имеется возможность автоматизированного ввода результатов с идентификацией абитуриентов по штрих-коду экзаменационной ведомости.

Важным преимуществом решения является возможность отображения всех необходимых данных on-line, что позволяет оперативно получать информацию не только о состоянии дел в целом, но и по каждому абитуриенту персонально.