Одна из основных задач, стоящих перед системой управления деятельностью вуза – это управление контингентом обучающихся. Разрабатывая систему для автоматизации процессов, связанных с контингентом обучающихся в вузе, мы решали две основные задачи:

• Большие объемы обрабатываемых данных и необходимостью оперативной обработки информации и адекватной аналитики для создания планов и принятия ключевых решений
• Специфика законодательства и документооборота, порождающая соответствующие требования к приказам и связям между документами

Решение «Галактика Управление Вузом» позволяет получать всю необходимую информацию о студентах и выпускниках с сохранением истории перемещений студентов в процессе обучения, проживания студентов в общежитии. Имеется возможность также хранить данные о последующем трудоустройстве выпускников, закончивших данный вуз с предоставлением аналитической статистики для использования в буклетах и рекламных материалах вуза.

• Ведение картотеки

Одно из ключевых свойств решения «Галактика Управление Вузом» - возможность ведения картотеки личных дел студентов (с сохранением истории) с воз­можностью поиска информации о студенте по штрих-коду на любом из его документов (студенческий билет, зачетная книжка, личное дело). Для каждого студента существует личная карточка, где хранятся данные по посещаемости и успеваемости студентов, которые в дальнейшем используются для анализа в различных разрезах, ведения сводных ведомостей успеваемости, построения рейтингов и формирования отчетности. В рамках картотеки формируются отчеты по студентам: о движении студентов, анализ контингента студентов (общий, по основам обучения, из числа коренных малочис­ленных народов, сироты, малоимущие), выделение студентов, находя­щихся в академическом отпуске и др.

• Ведение академических групп

«Галактика Управление Вузом» позволяет вести академические группы студентов, получать отчетность и аналитическую информацию по группам. В рамках групп ведется учет контрольных мероприятий (зачетов, экзаменов, курсовых, тестирования, ВКР и т. д.) в соответствии с учебным планом, формируются экзаменационные листы и повторные экзаменационные ведомости на пересдачу.

• Учет успеваемости и посещаемости

Система «Галактика Управление Вузом» ведет учет успеваемости и посещаемости как отдельных студентов, так и групп студентов в различных разрезах (учебная группа, поток, кафедра и т.д.). С учебным планом неразрывно связан учет контрольных мероприятий (зачетов, экзаменов, курсовых, тестирования, ВКР и т. д.). В системе также формируются и учитываются документы (ведомости) к экзаменам, зачетам, защитам курсовых и дипломных проектов. По итогам вводятся результаты контроля успеваемости сту­дентов (зачеты, экзамены, компьютерное тестирование, курсовые и дипломные проекты). Одна из уникальных возможностей решения «Галактика Управление Вузом» - идентификация ведомости по штрих-коду.

• Формирование приказов

Большое внимание на этапе разработки было уделено соответствию системы «Галактика Управление Вузом» действующему законодательству, нормативным документам и формированию соответствующей учетной и отчетной документации. В отраслевом решении «Галактика Управление Вузом» имеется возможность формирования типового набора документов (договоров, анкет, заявле­ний, справок, приказов и т.д.) по запросу, что существенно упрощает ведение документооборота и упорядочивание формирования документов. Кроме этого, автоматизировано ведение отчетности по выпускным проектам, курсовым работам (авторы, темы, руко­водители, рецензенты). Эта отчетность связана с личной карточкой студента, что позволяет формировать вкладыш для диплома или академическую справку за считанные минуты.